تعلم ماهونظام الاتصالات الادارية (الصادر والوارد العام والداخلي)التعاملات الالكترونية

نظام الاتصالات الإدارية يعمل على تحويل النظام اليدوي الى نظام رقمي للمعاملات مع اتمته كاملة لحركة سير وتبادل المعاملات الصادرة والواردة داخل الجهة وكيفية تعاملها مع الجهات الخارجية سواء الحكومية او الخاصة او الافراد كما يعمل على توفير الوقت والجهد مع الدقة العالية فى متابعة سير وتبادل المعاملات مع اتاحة الاتصال المباشر بين الوحدات الادارية بالاضافة للعديد مع الامكانيات الاخرى لمتابعة المعاملات . .

الصادر ينقسم الى فرعين صادر داخلي وصادر عام

1. الصادر العام: المعاملات التي تصدر لجهة خارجية من المنشأة او الموؤسسة.

عمليات تسجيل المعاملات المرحلة الاولى 

هي شاشة تستخدم لتسجيل وادخال بيانات المعاملات الصادرة داخلي  والمحالة الى ادارات داخل المنشأة . التعريف تسجيل معاملة الصادرة 

وذلك بإتباع الخطوات الاتية : 

الدخول على النظام - الشاشة الرئيسية- الإنشاء – إنشاء معاملة 

طريقة ادخال المعاملات الصادرة داخل الإدارة او الى موظف اخر هي نفس الطريقة بنفس الحقول وتختلف فقط في شاشة الإحالة 

الخطوات : 

•  إنشاء معاملة- صادر خارجي /صادر عام
•  ادخال بيانات التسجيل موضوع المعاملة 

التوجه الى التبويب الثاني وهو اضافة المرفقات على المعاملة 

وتعتبر اضافة المرفقات من الحقول الزامية ولا تتم عملية تسجيل المعاملة الا بعد اضافة مرفق الكتروني لو كانت عادية وتتم عملية اضافة المرفقات 

الالكترونية عن طريق المسح الضوئي او استيراد ملف الكتروني من الحاسب وتوجد امكانية اضافة اكتر من مرفق بكافة الانواع (صور – ملف وورد –

ملف اكسيل – ملف بي دي اف ) 

 يتم ادخال عدد المرفقات

• اضافة بيانات أصحاب المعاملة 

والمقصود بها الأشخاص الذين سوف يتم اضافتهم للمعاملة وسوف يتم ارسال رسالة تلقائية لهم بمجرد اضافته للمعاملة . وهو حقل غير الزامي 

الضغط على الإضافة ويتم ادخال البيانات اللازمة لعملية الإضافة

• الصادر الداخلي: المعاملة التي تصدر داخلي بين الإدارات الداخلية في المنشأة او المؤسسة.

• الوارد العام:

يعتبر قسم الوارد العام نقطة الوصل بين إدارات الجامعة والقطاعات الحكومية والـمؤسسات خارج المنشأة وتقوم مهام هذا القسم بسـتلام المـعاملات من أي جهة خارجيه  وفرزها على حسب الجهة المرسل لها ومـن ثم تسجيلها على الحـاسب الآلـي الوارد العام التي خارجية الى جهت العمل للموظف.

 

• الوارد الداخلي: هي المعاملات التي وردة من جهت خارجية وموجه للإدارة معنية في المنشاة. 

شاشة وارد الإدارة و الحالات بعد وصول المعاملة الي صندوق الوارد يتم استلام المعاملة الوارد للادارة : 

التعريف : هي قائمة تستخدم لعرض جميع المعاملات المحالة لهذه الإدارة فقط كطلب تحويل المعاملة من إدارة خارجية حيث يقوم مدير الإدارة او نائبه بإسناد العمل على معاملة خاصة بالإدارة عن طريق توجيهها اليه مباشرة بشكل الكتروني عن طريق النظام الى موظف داخل الإدارة ويتم من خلالها القيام ببعض المهام مثل اعادة توزيع المعاملات على الموظفين - احالة داخل الجهة.

إذا اردت دليل كامل لتقرير للمرسلات الداخلية لنظام مع صور توضيحيه راسل من وزارة التعليم كل ماعليك سيحولك لملف Pdf (الضغط هنا) 

.فضلاً وليس أمراً،في حال عجبك الموضوع، نرجو ترك تعليق لتحفيزنا على تقديم الأفضل لك. شكراً لك مع تمنياتنا بالتوفيق والنجاح.